Программа для заказов подразумевает работу с несколькими вариантами собственно заказов. Это может быть заказ товара, если организация занимается доставкой товаров покупателям, это может заказ на выполнение определенной работы, если компания специализируется на предоставлении каких-либо услуг и/или работ, это может быть заказ на оказание технической или консультационной поддержки. Для каждого вида заказов существует своя версия программы, но базовая конфигурация – одна и та же. Коротко рассмотрим все три варианта, настройка под любой из них осуществляются специалистами компании «Универсальная Система Учета» (УСУ), ее разработчиком и продавцом.

В варианте «Заказ товаров» формируют номенклатурный ряд, где указаны все товарные позиции, с которыми работает данная организация, даже если их сейчас нет на складе. Все товары могут быть поделены на разные категории и подкатегории для удобной работы с ними. Сведения о каждом товаре можно вносить в номенклатурный ряд вручную через удобную форму ввода данных, а можно импортировать из других электронных форматов в автоматическом режиме. Для оформления заказа открывается другое окно, куда заносятся выбранные покупателем товары, их стоимость и наличие на складе. В случае отсутствия наименования товара, запрашиваемого клиентом, в номенклатурном ряду, его оперативно туда добавляют. Сформированные заказы отличаются цветом, который дает представление об их статусе. Например, серый цвет – это предварительный и не подтвержденный клиентом заказ. Таким образом, заказ составлен и просчитан, так как в системе присутствуют прайс-листы и настроена калькуляция, клиенту отправлено ценовое предложение, по принятии которого товар на складе будет зарезервирован, для отсутствующего товара уйдет распоряжение о закупе, если же товар в пути, резерв будет поставлен и на него. Руководитель получит отчет о каждом этапе.

В варианте «Заказ услуг и работ», имеющем тот же интерфейс, но иную функциональность, также составляют заказ, аналогичным образом добавляя клиента из базы – поиск по наименованию и клик мышкой по его результату. Если клиент отсутствует в базе, его туда оперативно помещают через удобную форму ввода данных. Здесь отображается история заказа, когда он переходит поэтапно от одного сотрудника к другому. Менеджер отправил коммерческое предложение, бухгалтерия выдала счет на оплату, заказ поступил в работу и т.д. Если вдруг где-то происходит задержка, история выявит виновника. Здесь настроена калькуляция по всем видам услуг и работ, оказываемых и выполняемых компанией, поэтому расчет заказа осуществляется автоматически – менеджер только выбирает нужные позиции, а система дает полный расчет по каждой. В этой конфигурации есть опции планирования расходов при реализации услуг и работ и есть опции фактических расходов, благодаря чему можно, оперативно рассчитав разницу между планом и фактом, узнать ее причину.

Подробнее узнать о программе УСУ вы можете на сайте ususoft.com.ua, также доступна версия сайта на украинском языке.

В этом варианте ведут складской учет, автоматически списывая количество израсходованных материалов при обслуживании клиента. Все документы, в том числе технические и финансовые, прикрепляются к файлу клиента и сохраняются в программе на долгие времена. Следует отметить, что документы формирует сама программа, гарантируя точность и полное соответствие данных.

В варианте «Заказ поддержки» формируется заявка, описывающая причины обращения клиента. Работа ведется в одноименной вкладе, где предоставлена информация о клиенте, его контакты и описание проблемы. Выбор исполнителя может быть произведен автоматически – по наиболее свободному сотруднику, а также заказ может быть поставлен на лист ожидания – в этом случае сами сотрудники забирают заказы в работу. Все обращения можно классифицировать по категориям выполняемых работ, что позволяет выявить наиболее часто возникающие проблемы у клиентов. Тут выставляют deadline по каждому этапу работы, если в заказе указана срочность исполнения. Здесь большим преимуществом является наличие системы уведомлений для оперативных коммуникаций.